Omniens Privacy and Personal Data Protection Policy

1. Amaç ve Kapsam

Bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”), https://platform.omniens.com adresinde sunulan Omniens platformunun (“Platform”) kullanımı sırasında işlenen kişisel verilerin korunmasına, gizliliğin sağlanmasına ve veri güvenliğine ilişkin genel ilkeleri açıklar.

Platform; sipariş, stok, ürün, depo, sipariş karşılama ve çok kanallı satış operasyonlarının yönetilmesi amacıyla sunulan bir yazılım hizmetidir.

Bu Politika, Platformu kullanan işletmelerin yetkili kullanıcıları, çalışanları, temsilcileri ve diğer ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin genel çerçeveyi belirler.

Platform aracılığıyla Müşterilerin kendi müşterilerine, çalışanlarına veya iş ortaklarına ait veriler işlenebilir. Bu veriler bakımından uygulanacak özel hükümler, ilgili hizmet sözleşmesi, veri işleme sözleşmesi ve uygulanabilir mevzuat çerçevesinde belirlenir.

2. Veri Sorumlusu ve İletişim Bilgileri

Omniens hizmetlerinin sunulması kapsamında kendi amaçları ve araçları doğrultusunda işlenen kişisel veriler bakımından 6698 sayılı Kanun uyarınca veri sorumlusu aşağıda bilgileri yer alan ARVATO LOJİSTİK A.Ş.’dir (“Şirket”):

Ticari unvan: ARVATO LOJİSTİK A.Ş.
Adres: Öztaş Lojipark Sit. Orta Mah. No:4.4-1 Tepeören 34956 Tuzla/ İstanbul
E-posta: kvkk@arvato.com
Web sitesi: https://platform.omniens.com

Omniens'in Müşteriler adına, Müşterilerin belgelenmiş talimatları doğrultusunda kişisel veri işlemesi halinde veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri, ilgili işleme faaliyetine ve taraflar arasındaki sözleşmeye göre belirlenir.

3. İşlenebilecek Kişisel Veri Kategorileri

Platformun kullanım biçimine ve ilgili kişiyle kurulan ilişkinin niteliğine bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

3.1. Kimlik ve iletişim bilgileri

• Ad ve soyad
• İş e-posta adresi
• İş telefonu
• Görev ve unvan bilgileri

3.2. Hesap ve kullanıcı bilgileri

• Kullanıcı adı ve hesap tanımlayıcıları
• Kullanıcı rolü ve yetkilendirme bilgileri
• Hesap oluşturma ve hesap durumu bilgileri
• Kimlik doğrulama ve oturum kayıtları

3.3. İşlem ve operasyon kayıtları

• Platformda gerçekleştirilen işlemlere ilişkin kayıtlar
• Sipariş ve sevkiyat süreçlerinde yer alan ilgili kişi bilgileri
• Destek talepleri ve teknik hata kayıtları
• Entegrasyon işlemlerine ilişkin kayıtlar

3.4. İşlem güvenliği bilgileri

• IP adresi ve bağlantı kayıtları
• Oturum açma ve kapatma zamanları
• Güvenlik olayları ve erişim denetimi kayıtları
• Sistem hata ve teşhis kayıtları

3.5. Müşteri ilişkileri ve faturalandırma bilgileri

• Kurumsal müşteri temsilcilerinin iletişim bilgileri
• Sözleşme ve teklif süreçlerinde yer alan bilgiler
• Faturalandırma ve ticari ilişki kayıtları

Bu kategoriler, Platformun gerçek kullanımına göre değişebilir. Omniens, yalnızca ilgili işleme faaliyeti için gerekli olan ve hukuka uygun şekilde işlenebilecek verileri işlemeyi amaçlar.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler, ilgili işleme faaliyetine göre aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Kullanıcı hesabı oluşturmak, hesapları yönetmek ve kullanıcıları yetkilendirmek
• Platform hizmetlerini sunmak ve sözleşmesel yükümlülükleri yerine getirmek
• Sipariş, stok, ürün ve entegrasyon süreçlerinin yürütülmesini sağlamak
• Teknik destek, hata tespiti ve sorun giderme faaliyetlerini gerçekleştirmek
• Bilgi güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimleri tespit etmek ve önlemek
• Hizmet performansını izlemek ve sistemlerin güvenilirliğini geliştirmek
• Müşteri taleplerini, şikâyetlerini ve destek başvurularını yanıtlamak
• Faturalandırma, muhasebe ve finansal kayıt süreçlerini yürütmek
• Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve gerektiğinde hukuki hakları kullanmak veya savunmak
• Sözleşme, hizmet kapsamı ve operasyonel süreçleri yönetmek

Kişisel veriler, belirli, açık ve meşru amaçlarla ve ilgili mevzuata uygun şekilde işlenir.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verilerin işlenmesi, ilgili faaliyet için geçerli olmak kaydıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 5. maddesinde belirtilen hukuki sebeplerden birine veya birkaçına dayanabilir.

Bunlar arasında:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla gerekli işleme faaliyetleri
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için zorunlu olan işleme faaliyetleri
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli işleme faaliyetleri
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olan işleme faaliyetleri
• Kanunlarda açıkça öngörülen durumlar
• Gerekli olduğu hallerde ilgili kişinin açık rızası

yer alabilir.

Her işleme faaliyeti için geçerli hukuki sebep ayrıca değerlendirilir. Açık rıza, diğer hukuki sebeplerin bulunduğu durumlarda otomatik olarak veya her faaliyet için zorunlu bir koşul olarak kabul edilmez.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel veriler, hizmetin kullanımına bağlı olarak aşağıdaki kanallar aracılığıyla toplanabilir:

• Platform üzerindeki hesap oluşturma ve kullanıcı yönetimi ekranları
• Müşteri temsilcileriyle yürütülen yazışmalar ve iletişim süreçleri
• Destek talepleri ve teknik bildirimler
• Platform ve sunucu sistemlerinin otomatik olarak oluşturduğu kayıtlar
• Müşteri tarafından yetkilendirilmiş entegrasyonlar
• Sözleşme, teklif ve faturalandırma süreçleri
• Mevzuata uygun diğer kaynaklar

Kişisel veriler, yukarıda belirtilen kanallar aracılığıyla elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanır. Hesap, kimlik ve iletişim ile müşteri ilişkileri ve faturalandırma bilgileri, Kanun’un 5/2(c) maddesi uyarınca sözleşmenin kurulması veya ifası, 5/2(ç) maddesi uyarınca hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve 5/2(e) maddesi uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebeplerine; işlem güvenliği ve sistem kayıtları ise 5/2(ç) ve 5/2(f) maddeleri uyarınca hukuki yükümlülük ve meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak toplanır.

7. Kişisel Verilerin Üçüncü Taraflarla Paylaşılması

Kişisel veriler, yalnızca ilgili amaç için gerekli olması ve uygun hukuki şartların bulunması halinde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:

7.1. Altyapı ve barındırma sağlayıcıları

Platformun barındırılması, veri tabanı hizmetleri, yedekleme, izleme ve teknik işletimi için hizmet alınan altyapı sağlayıcılarıyla paylaşım yapılabilir.

7.2. Entegrasyon ve iş ortakları

Müşterinin yetkilendirdiği pazaryerleri, e-ticaret platformları, ERP sistemleri, kargo firmaları ve e-belge sağlayıcılarına, ilgili hizmetin yürütülmesi için gerekli veriler aktarılabilir.

7.3. Teknik destek ve hizmet sağlayıcıları

Sistem bakımı, güvenlik, hata analizi ve teknik destek faaliyetlerini yürütmek için yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılarla gerekli ölçüde veri paylaşılabilir.

7.4. Hukuki ve mali danışmanlar

Gerekli olduğu ölçüde avukatlar, mali müşavirler, denetçiler ve benzeri profesyonel danışmanlarla paylaşım yapılabilir.

7.5. Yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri

Mevzuatın gerektirdiği veya yetkili makamların hukuka uygun taleplerinin yerine getirilmesi için veri aktarımı yapılabilir.

Veri aktarımı, ilgili faaliyete uygun hukuki şartlara, veri minimizasyonu ilkesine ve gerekli güvenlik tedbirlerine tabi olur.

8. Müşteri Verileri ve Veri Sorumlusu / Veri İşleyen Ayrımı

Omniens, SaaS hizmeti kapsamında Müşterilerin sipariş, ürün, stok, sevkiyat ve diğer operasyonel verilerini işleyebilir.

Müşterinin kendi ticari faaliyetleri kapsamında hangi kişisel verilerin işleneceğine, hangi amaçlarla kullanılacağına ve hangi sistemlere aktarılacağına karar verdiği durumlarda Müşteri, ilgili işleme faaliyeti bakımından veri sorumlusu olabilir.

Omniens, bu verileri Müşterinin talimatları doğrultusunda ve hizmetin sunulması için gerekli ölçüde işlediği durumlarda veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.

Omniens'in kendi kullanıcı hesaplarının yönetimi, bilgi güvenliği, faturalandırma ve sözleşme ilişkisi gibi amaçlarla yürüttüğü bağımsız işleme faaliyetleri ayrıca değerlendirilir.

Müşteri, Platforma aktardığı kişisel verilerin hukuka uygun şekilde elde edildiğinden ve gerekli durumlarda aktarım için uygun hukuki şartların sağlandığından sorumludur.

Tarafların veri güvenliği, alt veri işleyen kullanımı, veri ihlali bildirimi, talimatlar, saklama ve silme yükümlülükleri ayrıca bir veri işleme sözleşmesinde düzenlenebilir.

9. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Platformun teknik altyapısı veya kullanılan üçüncü taraf hizmetleri nedeniyle kişisel verilerin yurt dışında bulunan sistemlere aktarılması söz konusu olabilir.

Yurt dışına veri aktarımı yapılması halinde aktarımın kapsamı, hedef ülke ve alıcılar, kullanılan altyapı ve ilgili mevzuat kapsamında gerekli hukuki mekanizmalar değerlendirilir.

Yurt dışına aktarım, 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesi ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik çerçevesinde; öncelikle Kanun’un 5. veya 6. maddesindeki şartlardan birinin varlığı halinde, hedef ülke hakkında Kurul tarafından verilmiş bir yeterlilik kararına veya yeterlilik kararı bulunmaması halinde standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları ya da Kurul izniyle yapılan taahhütname gibi uygun güvencelerden birine dayanılarak gerçekleştirilir. Standart sözleşme kullanılması halinde, sözleşme imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurula bildirilir. Bu mekanizmaların bulunmadığı hallerde yalnızca Kanun’un 9. maddesinde sayılan arızi aktarım hallerinde aktarım yapılabilir.

Bu kapsamda, fiilen kullanılmayan veya uygulanmayan bir aktarım mekanizmasının kullanıldığı varsayılmaz.

10. Kişisel Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Kişisel veriler, ilgili işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen saklama yükümlülükleri dikkate alınarak muhafaza edilir.

Saklama süresi belirlenirken aşağıdaki hususlar dikkate alınabilir:

• Sözleşme ilişkisinin devamı
• Hizmetin sunulması için gerekli süre
• Vergi, muhasebe ve diğer yasal saklama yükümlülükleri
• Hukuki uyuşmazlıklara ilişkin zamanaşımı ve hakların korunması gereklilikleri
• Bilgi güvenliği ve denetim ihtiyaçları

Saklama süresi sona eren veya işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkan kişisel veriler, uygulanabilir mevzuat ve ilgili saklama-imha politikası doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Müşterinin Platforma aktardığı verilerin hizmet sona erdikten sonraki saklanması, dışa aktarılması ve silinmesi, taraflar arasındaki sözleşme ve veri işleme düzenlemelerine göre yürütülür.

11. Bilgi Güvenliği

Omniens, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla işleme faaliyetinin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler almayı hedefler.

Bu tedbirler, uygulanabilir olduğu ölçüde:

• Erişim kontrolü ve kullanıcı yetkilendirmesi
• Kimlik doğrulama ve oturum güvenliği
• Sistem ve uygulama kayıtlarının izlenmesi
• Güvenlik açıklarının değerlendirilmesi ve giderilmesi
• Veri yedekleme ve hizmet sürekliliği önlemleri
• Yetkili personelin görev ve erişim sınırlarının belirlenmesi
• Güvenlik olaylarının değerlendirilmesi ve müdahale süreçleri

gibi uygulamaları içerebilir.

Güvenlik tedbirlerinin kapsamı, kullanılan altyapıya, hizmetin niteliğine ve ilgili risklere göre belirlenir. Hiçbir sistem için mutlak güvenlik veya tüm risklerin tamamen ortadan kaldırılması garanti edilemez.

12. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

Platform, işlevselliğin sağlanması, oturum yönetimi, güvenliğin korunması ve teknik performansın izlenmesi amacıyla çerezler veya benzeri teknolojiler kullanabilir.

Çerezlerin türleri, amaçları, saklama süreleri ve üçüncü taraflarla ilişkileri, Platformda fiilen kullanılan teknolojilere göre belirlenir.

Zorunlu olmayan çerezler veya benzeri teknolojiler bakımından, gerekli olduğu durumlarda ilgili kişilerin tercihleri ve yürürlükteki mevzuat doğrultusunda izin mekanizmaları uygulanır.

Platformda kullanılan çerezler hakkında ayrıntılı bilgi verilmesi gerekiyorsa ayrıca bir Çerez Politikası ve uygun bir tercih yönetimi mekanizması sunulur.

13. İlgili Kişilerin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler, uygulanabilir mevzuat çerçevesinde:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz sonucunda aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Bu hakların kapsamı ve kullanılma şartları yürürlükteki mevzuata tabidir.

14. Başvuru Yöntemi

Kişisel verilerinizle ilgili taleplerinizi, kimliğinizi doğrulamaya ve talebinizi değerlendirmeye yetecek bilgilerle birlikte aşağıdaki iletişim kanallarına iletebilirsiniz:

Şirket: ARVATO LOJİSTİK A.Ş.
Adres: [ŞİRKETİN MERKEZ ADRESİ]
E-posta: [KVKK BAŞVURU E-POSTASI]
Konu: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Başvuru

Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Şirkete daha önce bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresi aracılığıyla iletilebilir. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunun niteliğine göre kimlik doğrulaması veya ek bilgi talep edilebilir.

15. Politika Değişiklikleri

Omniens, mevzuat değişiklikleri, teknik gelişmeler ve hizmet süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda bu Politikayı güncelleyebilir.

Güncellenen Politika, yeni sürüm tarihiyle birlikte Platformda yayımlanır. Önemli değişiklikler için, gerekli olduğu durumlarda uygun bilgilendirme yöntemleri kullanılabilir.

16. İletişim

Gizlilik, kişisel verilerin korunması ve bu Politika hakkında sorularınız için:

Ticari unvan: ARVATO LOJİSTİK A.Ş.
Adres: Öztaş Lojipark Sit. Orta Mah. No:4.4-1 Tepeören 34956 Tuzla/ İstanbul
E-posta: kvkk@arvato.com
Platform: https://platform.omniens.com

Bu Politika, Platformun gerçek veri işleme faaliyetleri ve taraflar arasındaki sözleşmelerle birlikte değerlendirilmelidir.